うるっと
BtoB受発注システム

注文書や納品書などを電子化するメリット・デメリット

電子化の動きも活発化してきているため、注目している企業は多いかもしれません。受発注業務を少しでも効率的にしたいと、注文書や納品書、請求書などの電子化を考えている企業も多いでしょう。
ここからは、注文書や納品書などの電子化について、実際に利用した場合のメリット・デメリットを紹介していきます。

1.注文書や納品書などの電子化について

これまでは、メールに注文書や納品書が添付されている場合、紙に印刷をして保管してもOKでした。
しかし、2022年1月から電子帳簿保存法で改正があり、今後は電子で受け取ったデータを紙に印刷して保存することがNGになりました。法改正が行われたことにより、これまでメールなどで添付されていた注文書などを紙に印刷していた企業は電子化へ移行しなければなりません。
2023年はまだ電子化して保存する体制が整っていない企業も多いことから、移行の時期として紙で保存しても受理はされます。しかし、2024年の1月からは完全に施行されますので、これまでと同じように紙でもOKとはなりません。
特に、取引先からメールなどで注文書や納品書のやりとりをしていた企業は、電子化への移行を本格的に行わないと間に合わなくなってしまうでしょう。

2.電子化するメリットは？

紙で注文書や納品書、請求書を保管していた場合、電子化を行ったらさまざまなメリットを感じられるようになるでしょう。
まず業務が効率的になり、ほかの業務へ充てられる時間が増えます。中には、メールなどに添付することもなく、紙のみでほとんどやりとりしていた企業もあるかもしれません。その場合、納品書の入力をして印刷を行い、封筒に入れて切手を貼り、郵便ポストまで行って送らなければなりませんでした。
電子化してしまえば、この流れをしなくてもすぐに取引先へ発行できます。

特にシステムを利用できれば、時間をかけずに可能です。さらに、情報も一元化でき、過去の納品書を探すのも簡単です。検索をすれば一発で、ファイルを1枚ずつ探す手間もなくなります。
さらに、取引先とのやりとりも、納品書を発行したその日のうちにやりとりできます。郵送であれば数日届くまでにかかりますし、中には手違いなどで届かない場合もあるかもしれません。
電子化にしてしまえば、時間もかけずヒューマンエラーなども発生させることがほとんどなくスムーズにやりとりできます。

3.電子化するデメリット

電子化すればさまざまなメリットがあるのですが、残念ながら多少デメリットもあります。しかし、事前に知っておけば、後から電子化にしても想定内になり後悔することもありません。

まず、注文書や納品書などを電子化するシステムを導入すると考えると、費用がかかってきます。これまでは手作業で従業員が行っていたため、システムの経費はかかりませんでした。月額や年額など費用はかかってきますので、予算をどの程度にするのか考えておきましょう。
また、導入後すぐに、楽になるわけではありません。まずは新しいシステムを導入して、使いこなせるように慣れなければなりません。その間は覚えながらやってみることが多く、時間もかかってしまうでしょう。
従業員の中には、新しい機器の使い方を覚えるのが苦手な方もいるかもしれませんので、ある程度講習や慣れる時間を想定していたほうが良いです。

注文書の電子化の方法

注文書を電子化する方法は2パターンあります。紙の納品書などをスキャナ保存する方法と、システムなどのクラウドサービス導入して利用する方法です。

1.紙の納品書などをスキャナ保存する場合

スキャナする場合は、特にシステムを導入しなくても自分たちでできます。スマートフォンに付いているカメラでも撮影は可能で、読み込んでデジタル化して保存すればOKです。
しかし、嘘のない納品書や注文書を読み取っていなければならないため、要件がいくつもあります。ただ撮影すればなんでもOKとはいきません。

特に真実性の確保と可視性の確保が必ず必須ですので、反している場合は納品書や注文書とみなしてもらえないのです。
スキャナで撮影する場合も、カメラの解像度やカラーについても細かくルールが決まっています。ほかにも、タイムスタンプを押さなければならないなど、いくつも決まりがあります。
撮影をする人によっては間違ったやり方で保存してしまうケースもあるので、慎重に行わなければなりません。

2.クラウドサービスを利用する

クラウドサービスを利用すれば、電子帳簿保存法の改正に対応しているものがほとんどですので、問題なく注文書や納品書などを電子化できます。注文書や納品書以外にもさまざまなビジネスで利用する書類に対応しているクラウドも多く、一気に業務も効率化させられるでしょう。
さらに、紙を使うシーンがほとんどないため、これまでかかっていたコピー代や紙代もなくなります。インボイス制度にも対応させなければならないと頭を抱えている企業も、クラウドサービスを利用すれば簡単です。証憑管理も一緒に行えるものもあり、自分たちで細かいルールをすべて把握できていなくてもクラウドの中で要件を満たすことができます。
自分たちでスキャナ保存するよりも、クラウドの利用が効率良く使いやすいのでおすすめです。

受発注業務におけるメリット

注文書や納品書を電子化すれば、BtoB受発注も楽になります。ここからは、受発注業務でのメリットについていくつか紹介していきます。

1.商品管理が楽になる

電子化したシステムを利用できれば、商品管理が格段に効率アップします。
紙で把握してしまうと、すぐに知りたい商品の在庫数がわからず時間がかかる場合も多いです。
しかし、電子化したシステムを利用して受発注業務を行えば、リアルタイムですぐ在庫数や見積もり中の商品、まだ処理されていないものがすべてわかります。さらに、処理も従業員が時間を作って行う必要がなく、処理の自動化も可能です。作業の効率アップにもつながるでしょう。

2.請求状況などもすぐわかる

受発注業務で電子化したシステムを使い一元化できるようになると、請求状況がどうなっているのかもすぐにわかるようになります。入金状況なども、検索すれば複数の取引先からの入金状況も一発でわかります。
異なる取引ごとに近々の入金状況だけでなく、これまでの取引履歴なども調べられて便利です。

3.ほかの部署とも連携しやすい

情報が電子化をして一元化できるようになるため、さまざまな他部署とも共有することが可能です。連携しておけばいざ在庫がない時や何か調べたいことがある時もすぐに検索できます。迅速に対応できるようになり、取引先を待たせずにスピーディーな回答もできるようになります。

注文書や納品書の電子化には「urutto（うるっと）」

法改正でも電子データを紙で保存できなくなりましたので、注文書や納品書の電子化を考えているのであればすぐにでも検討しましょう。
BtoB受発注システム「urutto（うるっと）」では、受注管理だけでなく、注文書や納品書、請求書のPDF発行も可能です。

受注業務の効率を上げるだけでなく、各書類の電子化を行うためにも、ぜひ「urutto（うるっと）」をご活用ください。