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BtoB受発注システム

アナログにはないデジタルカタログのメリット

デジタルカタログとは、一般的にWeb上から閲覧することができるカタログの総称です。「電子ブック」や「電子カタログ」、「eBook」などと呼ばれることもありますが、これらに特に分類上の違いはありません。
従来の紙のカタログからデジタルカタログへと移行することで、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。

1.場所や時間にとらわれず見てもらえる

デジタルカタログの大きな特徴は、お客様が見たいと思ったタイミングで閲覧してもらえるという点です。

従来の紙のカタログは、店頭で配布するといった手段がほとんどですが、これではお客様に店頭に出向いていただく必要がありますし、営業時間外にカタログを配布することができません。カタログを郵送することもできますが、お客様がカタログを希望してから手元に届くまでには数日のタイムラグが生じてしまうため、タイムリーに閲覧してもらうことは不可能です。

しかし、デジタルカタログならPCやスマホさえあればどんなに夜遅い時間であっても、どんなに会社から離れた場所にいたとしても、見たいと思った時に閲覧してもらうことができます。
「この商品を買いたい」と思っても時間が経ってしまうと購買意欲が薄れてしまうことがよくありますが、すぐにお客様に商品の情報を提供することで、お客様の購買意欲をより強く刺激することができるでしょう。

2.コスト削減効果が大きい

紙のカタログを作成する場合、原本のデータを作成したら印刷業者に持ち込んで印刷をしてもらう必要があるので印刷代がかかります。

しかし、デジタルカタログであれば、原本データをデジタル化して取り込んでWeb上で公開するだけなので印刷代はかかりません。
また、紙の場合は印刷したカタログを営業所などの店頭に並べることになるわけですが、全国に支店があるような企業であれば、配送にかかる費用も膨大になります。

一方、デジタルカタログであれば配送にかかるコストは一切必要がありません。さらに、紙のカタログは印刷したすべての部数をお客様に配布できるわけではないので、在庫を保管するためのスペースやコストも必要になってきます。
その点、デジタルカタログであればデータをサーバーの中に置いておくだけですから、在庫という観念さえ必要がないのです。

このように、カタログをデジタル化することによって、これまで発生していたコストの多くを削減することが可能になります。

3.情報の修正や更新が容易である

紙のカタログでは、内容に間違いがあり修正が必要な場合であっても、間違った部分だけを修正するということは難しいので、全体を印刷し直さなければなりません。そのため、修正には多額のコストや時間が必要になります。

しかし、デジタルカタログであれば間違った箇所だけを正しく修正することができます。
また、取り扱っている商品やサービスの価格やスペックが変更された場合や情報の更新が必要になった場合も、紙のカタログであれば新しい内容を反映するまでに多くの時間やコストが必要になりますが、デジタルカタログであればすぐに新しい情報をお客様に提供することが可能です。
毎年のようにバージョンアップされるような商品やサービスを取り扱っている企業では、このような特徴は非常に大きなメリットになるでしょう。

4.ペーパーレス化を実現できる

近年はSDGsが盛んに叫ばれるようになり、企業活動を行ううえで環境やエネルギーへの配慮が求められるようになってきています。
こういった背景から、多くの企業ではできるだけ紙を使った資料の作成やインクの使用などを控える傾向が強くなっていますが、印刷の必要がないデジタルカタログを導入することはSDGsに貢献するための一つの手段として有効です。
ペーパーレス化を実現することでコストを削減できるだけでなく、会社の評判を上げることにもつながるでしょう。

5.必要な情報にダイレクトにアクセスできる

何ページもあるような紙カタログでは、自分の探している情報を探すのに時間がかかってしまうことがあります。

一方、デジタルカタログの場合は文字検索が可能であるため、自分の必要としている情報にダイレクトにアクセスすることができるのもメリットです。 時間をかけずに情報を閲覧することができるので、お客様の購買意欲を削いでしまうこともありません。

デジタルカタログを作成する方法

このように、紙のカタログに比べてメリットが多いデジタルカタログですが、ではどのように作成すれば良いのでしょうか。その方法を紹介します。

1.原本を作成する

デジタルカタログを作成する場合、まずは原本を作成しなければなりません。以前に紙媒体で出版したカタログをデジタル化するだけならば、元のデータをスキャンしてデジタルデータとして取り込むことで原本の作成は完了します。
しかし、最初から原本を作成する場合には、作成ソフトのテンプレートを活用するなどしてデザインを決めていくことになります。

2.作成した原本データをPDF化する

原本を作成したらPDFファイルに変換しましょう。
自社でデジタルカタログを作成する場合でも、業者に依頼する場合でも、まずはデータをPDF化しなければなりません。
PDFにすることでお客様にダウンロードしてもらって内容を閲覧してもらうことは可能ですが、閲覧のために専用のアプリが必要であることや盛り込むことのできる機能が限られるなど、不便さもあります。

3.PDFファイルをデジタルカタログ化する

上記のように、PDFファイルの閲覧にはダウンロードや専用アプリが必要になりますが、デジタルカタログにすることによって閲覧する環境を選ぶことなく、誰でも簡単に閲覧することができます。
また、さまざまなツールを利用できるため、データを収集してマーケティングに活かすことも可能です。
PDFファイルをデジタルカタログへと変換してくれるソフトがいくつかあるので、自社で作成するならばこういったソフトを利用するのがおすすめです。

デジタルカタログならさまざまな機能を盛り込める

これまで紹介してきたように、デジタルカタログは自社でも作成することは可能ですが、作成する手間や時間、コストを考えるなら専門の業者に外注したほうが良いでしょう。デザインの構築や面倒なファイル変換なども業者のほうですべてやってくれます。
そして、業者にお願いする最大のメリットは、カタログ上にさまざまな機能を盛り込むことによって受発注業務を効率化できることです。

たとえば、弊社のBtoB受発注システム「urutto（うるっと）」では、得意先の企業に対してデジタルカタログ上から簡単に注文できるシステムを提供しています。
従来の紙のカタログでは、注文したい商品の製品番号を調べて注文書に記入し、メールやFAXで送信するという形態が採られていましたが、デジタルカタログの導入によってそのような面倒な手間はなくなり、カタログ自体がECサイトとしての役割を持つようになりました。

また、カタログのデジタル化によって得意先別の情報や商品別の情報も入手しやすくなるため、BtoB受発注のデータや商品管理、発送管理なども一元的に行うことが可能です。
ヒューマンエラーによる誤発注の発生を予防する効果も期待できるでしょう。

まとめ

BtoB受発注はカタログを介して行われることが多いですが、紙のカタログは印刷や配送に時間やコストがかかるため、近年では印刷や配送の必要がないデジタルカタログが用いられるようになりました。
これによってコストが削減できるうえ、情報の修正や更新が容易なため、常に最新の情報を提供できるのもメリットです。

「urutto（うるっと）」のようなBtoB受発注システムを活用することで、デジタルカタログの展開に合わせて、注文管理を行いやすくできることで、より効率的な受発注業務を実現することが可能になるでしょう。
カタログのデジタル化や、デジタルカタログを用いた受発注管理についてご興味をお持ちの方やお悩みの方は、弊社までお気軽にご相談・お問い合わせください。