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バックオフィス業務の効率化：DXで一歩先を進む
バックオフィス
バックオフィス業務はどの企業でも欠かせない業務で、経営を支える裏方的なオフィス事務を担う部門です。
この記事では、バックオフィス業務とはそもそもどのような業務なのかをご案内するとともに、バックオフィス業務が抱えている現状の課題について見ていきます。
また、その課題を解決するためのバックオフィス業務の効率化方法やDX、バックオフィス業務を効率化することで得られるメリットについても解説していきます。
バックオフィス業務とは
バックオフィス業務は、企業の裏方的なオフィス事務の仕事です。
顧客に直接商品やサービスを売り込んでいく営業業務や店舗販売や店舗接客などの仕事、工場などでの製造や外での作業といった現場業務とは異なり、顧客と直接対面することがほとんどなく、オフィス内で事務作業を行う部門です。
具体的な業務は種類も幅広く、入力作業や書類の作成、電話対応といった一般事務から、商品の仕入れや梱包、発送などの商品管理や受発注業務、顧客からの問い合わせに対応するコールセンターやカスタマーセンターなども該当します。
また、企画開発部門や広報部門、人事や経理、財務や総務といった管理業務や経営マネジメント部門などもバックオフィス業務の一つです。
営業部門から見ると、営業をして売らなければ、企業の収益は得られず、バックオフィス部門は営業部門に支えられていると言われることがあります。
ですが、実際には営業して契約が成立した際の契約書面の処理や受発注業務、商品の梱包や発送、顧客からの問い合わせ対応、顧客のニーズに合わせた商品開発や改良、宣伝などをしてくれるバックオフィス業務がないと売ることもできません。
その意味で、バックオフィス業務は会社を支える裏方的な重要な仕事を担っています。
バックオフィス業務の課題
バックオフィス業務は、業務内容も職種も多彩ではありますが、共通の課題として作業に時間がかかる、人手が足りない、残業が発生しやすい、単調作業と専門的な業務の差が大きい、属人性が高い、ヒューマンエラーが起こりやすいといった課題を抱えています。
入力業務や書類の作成、顧客からの問い合わせ対応やカスタマーサポート、商品の受発注業務や発送、請求業務など、いずれも作業が細かく、ダブルチェックが必要になるなど、時間がかかります。
少子高齢化で人手も不足しており、大量の作業をこなすために残業が発生しやすく、働き方改革との関係でも課題を抱えているのが現状です。
ひたすら伝票を入力する、ひたすら宛名をチェックする、ひたすら荷物を梱包するなど、単調作業も多い反面、経理や法務、人事や財務、資材管理などの専門知識や専門ノウハウが必要とされる業務もあり、業務の幅も広いです。
マニュアル化された業務も多い反面、人から人へと受け継がれたような、その人なりのやり方やその部署の伝統的なやり方など、属人的な業務のやり方も多く、その人が離職や退職をすると業務のやり方がわからなくなるといった課題も残されています。
ひたすら同じ作業を繰り返す工程で集中力を欠くことや細かな作業も多いので、ヒューマンエラーが起こりやすいのも事実です。ヒューマンエラーを防ぐために、ダブルチェックやトリプルチェックを要求すると、その分人手が必要となり、人手不足問題や人件費アップ、作業時間が長くなるといった課題へとつながってしまうのです。
バックオフィス業務の効率化方法
バックオフィス業務の効率化する方法として、DXが重要な手段です。
DXは単なるIT化とは異なり、業務効率を改善し、人の働き方や組織の体制も変革するなど、大きなチェンジをもたらす取り組みです。
たとえば、単調作業の自動化に取り組み、作業の時短化とヒューマンエラーの防止を図るとともに、手の空いた人材はより専門的な業務に従事することで、人手不足の解消を図ることができます。
残業を減らして働き方改革につながるだけでなく、手の空いた人材を新規事業やや変革が求められる部門に充てることで、時代のニーズをキャッチアップした持続的な成長が期待できる企業へとシフトすることができます。
これまで人がFAXや電話で受け、一つひとつ伝票を入力していた受発注業務も、発送、支払い、在庫管理などをワンストップで対応できるシステムを導入することで効率化することが可能です。
時間や手間がかかる問い合わせ対応やカスタマーサポートも、AIチャットボットの導入を行えば、簡単な質問にはAIが対応し、解決が難しい案件のみ人が対応することで役割分担や専門化が進みます。
バックオフィス業務の効率化によるメリット
バックオフィス業務を効率化することで、業務全体の効率化や人手不足の解決、生産性のアップ、コスト削減や業績アップなどのメリットが生まれます。
単調作業は可能な限り自動化を図ることで、ミスを減らし、属人性の排除もでき、生産性がアップします。
日本の企業では業種や職種を問わず、少子高齢化による人手不足が生じています。これはバックオフィス業務も同様です。
DXで作業効率アップや自動化を図り、これまでより必要な人材やかかる時間を減らせれば、その分専門的な業務や人手不足の業務に人材を回すことができます。
バックオフィス業務の効率化や専門性・生産性の向上は、会社の業績を直接左右する営業部門や対顧客部門、製造部門などの現場部門にも大きく影響する点も見逃せません。
たとえば、営業が獲得した契約の成立がよりスピーディーになる、商品の納期が早まる、入金確認などが速やかにできるようになると、営業もより安心して契約の募集に注力できるようになります。
契約証書が届かない、商品がまだ届かない、領収書が届かないといった顧客からの問い合わせに振り回されることがなくなり、顧客からの信頼もアップできます。顧客からの信頼が高まれば、より受注も増え、会社の業績も高まり、従業員の給料やボーナスもアップして従業員満足度も高めることが可能です。
会社にはさまざまな業務を担う部門がありますが、それぞれは独立で動いているのではなく、連携し合い、関連し合っていることが少なくありません。
そのため、バックオフィス業務一つを効率化できるだけで、ほかの部門にも良い影響があり、好循環が生まれる可能性があります。会社の業績アップを図りたいなら、宣伝広告を強化することや営業部門に発破をかけるだけでなく、バックオフィス業務も見直してみることも一つの手段です。
その方法のひとつとして、BtoB受発注のDXなど、手間と時間のかかる受発注業務から見直していってはいかがでしょうか。
まとめ
バックオフィス業務は、顧客と直接対面で取引を行うのではなく、裏方として事務作業や発送などの業務、資材の仕入れや企画開発、人事や経理、総務といった管理業務などを行う業務です。
課題としては、作業に時間がかかる、人手が足りない、残業が発生する、単調作業と専門的な業務の差が大きい、属人性が高い、ヒューマンエラーが起こりやすいといったものが挙げられます。
バックオフィス業務の効率化方法としては、DXが最も重要な手段のひとつです。
BtoB受発注システム「urutto（うるっと）」なら、受発注業務に必要な機能や、受発注業務を効率化してくれる機能があらかじめパッケージ化されています。
受発注業務のDXをご検討の際は、受発注システムの導入をお考えでなくても、ぜひお気軽にご相談ください。
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