うるっと
BtoB受発注システム

FAX受発注の特徴

FAX受発注とは、注文書をFAXで送信することで発注し、受信によって注文を受け付ける仕組みです。
FAXは、今のようにIT化が進んでいない時期は、画期的なOA機器として注目され、ほとんどといって良いほど企業がFAXやFAX機能付きの複合機を導入しました。IT化が進んだ今でも、FAXを活用している企業は多いです。

FAXが登場するまでは、電話で注文を受けて手書きで受注する、注文書を郵送してもらう、受注業者が注文書を納品のついでに回収してくる、注文書のみを回収に歩くといった方法が行われていました。時間や手間、移動コストなどがかかる方法です。

これに対して、FAXを利用すれば、発注者と受注者の場所や距離を問わず、その場ですぐにBtoB受発注ができるようになります。
電話でデータを送る仕組みなので、距離や送信する枚数などによって電話代はかかりますが、わざわざ回収に出向くことや郵送で時間をかけるより、便利でスピーディーです。スピードが重視される企業間の取引においては、当時は非常に便利なアイテムでした。

受発注のやり方

BtoB受発注では、受注側、いわゆる卸売業者や小売業者、メーカーなどがFAX専用の注文用紙を作成するのが一般的です。発注者側が、適当に注文を書いた場合や市販の注文書で送信してくると、書式が異なるので、受注側がわかりにくくなるからです。
FAX専用の注文用紙は受注側が注文を受けやすいように工夫されますが、販売する商品の種類が多いほど簡素な形式になります。

たとえば、販売している商品が10種類しかなければ、商品名をあらかじめ印字して、後は数量や合計額を記載するだけで済むでしょう。これは発注側も受注側もシンプルでわかりやすく、受発注のミスも軽減されます。

ただし、新たな商品が追加された場合や販売終了になる商品があると、そのたびにFAX専用の注文用紙を作成し直して、取引先に配布しなくてはなりません。気づかず、古い注文用紙を使い続ける取引先も発生し、しばらくは混乱が生じます。

一方、商品数が多い場合は、商品名や型番、数量、単価と合計額などが空欄になっていて、カタログなどを見ながら埋めていく方式です。
発注者側は商品名と長い型番を書く手間が生じ、うっかり記入ミスをするおそれもあります。受注側もたくさんある商品と照らし合わせつつ、注文を受けなくてはなりません。

発注者の記載がわかりにくい、商品に色違いやサイズ違いなどの複数の種類がある場合に、型番が抜けているなどすると、確認し直さなくてはならないといった手間が生じます。

FAX受発注のデメリット

FAX受発注は、場所を問わず、瞬時に注文書が送れるという便利な方法ですが、デメリットもあります。これまでなら仕方ないと思っていた点も、IT化の普及でデメリットが感じやすくなってきました。

どのようなデメリットがあるのか、現場の声を確認していきましょう。

受注漏れが起こりやすい

FAXはいつでも送れますし、発注者の都合でバラバラな時間帯に送られてきます。受注数が少ない場合には、受信に気づかず放置されるリスクがあるのです。
一方、大量の注文書に紛れて、そのうちの1枚が抜け落ちるリスクもあります。業後など夜間や休日に送信した場合、気づかれないことやほかのFAX書類と紛れ、誤って捨てられてしまうなど、社内トラブルも少なくありません。

電話確認の手間がかかる

受注漏れを防ぐために、FAXだけでは済ませず、確認し合うという作業が入るのが一般的です。FAXを送信したらすぐに電話をかけて、「FAXを送信しました。」と告げたり、受注側が「今、受信しました。」と連絡したり、今ならメールなどで送受信の確認のやりとりをしています。
FAXだけで済むからスピーディーで便利なはずが、結局確認の手間がかかります。

入力の手間がかかる

FAXで受注しても、それで終わりではありません。一般的には発注内容をとりまとめて、別の用紙に転記することや専用のシステムに入力し直します。
受注量が多いほど、作業の時間と人員が必要です。

文字が見えない・読めないことがある

FAXは、相手側の字の濃さやこちらのインクの状態などにより、不鮮明になることや手書きなので文字が判別しにくいといったケースも少なくありません。
わからないと、結局電話確認が必要になります。

転記ミスが起こる

転記するにあたって、型番や番号を間違えたり、数量を間違えたりとミスや漏れが生じるおそれがあります。
不鮮明な文字を自己判断して入力することでもミスが発生しやすいので、面倒でも確認の手間が欠かせません。

FAX用紙や電話代のコストがかかる

FAX注文用紙は一度使ったら終わりなので、毎回の受発注のたびにFAX用紙や電話代のコストが発生します。送付状を付けるのがマナーという取引慣習があるため、注文用紙と送付状がセットで送られてくるのでコストが増します。
送付状は使い回しができても、FAX注文用紙は発注側も受注側もそれぞれ、受発注の都度必要です。紙資源の無駄ともいえ、今の時代エコではありません。

受発注の効率化方法

BtoB受発注を効率化するには、FAXのデメリットを解消することが必要です。
FAXから専用のシステムやツールに切り替えることで、いちいち確認をし合ったり、受注漏れや転記ミスを起こしたり、紙代や電話代のコストをかける手間が省けます。

システムで自動的にデータとして受発注ができるようになるので、FAXを受け付けることや転記するための人員も確保する必要がありません。
人手不足の時代に、これまでより少ない人数でも受発注業務をこなせるようになります。人手が足りず、毎日残業をしていた企業も、定時に帰れるようになるでしょう。
専用の受注システムを一から開発するとなると、手間も期間もコストもかかります。

BtoB受発注システム「urutto（うるっと）」なら、基本的に必要となる機能や受発注業務を効率化してくれる機能は、あらかじめパッケージ化されています。
必要に応じて機能を追加するなど、より便利に使えるように自社に合わせてカスタマイズもできるので便利です。FAX受注のデメリットを解消し、よりスピーディーでスムーズな効率的な受発注業務ができます。