うるっと
BtoB受発注システム

受発注システムとは？

これまで従業員などの人の手で行われていた受注から発注までの業務を、すべてシステムの中で一元管理をして行ってくれるのが受発注システムです。人の手で作業を行う場合、電話やメールなどで注文をもらい発注を行って仕入れの管理を行い、納品書などもパソコンから紙に印刷をして取引先に郵送していました。
従来の人が行うやり方では手間暇がかかり、本来の仕事が滞るような時期がある企業も多いのではないでしょうか。

受発注システムを取り入れれば、すべての流れを人の手で行う必要がありません。便利さを感じて費用がかかってもいいから使いたいという企業も増え、導入しているところも多くなっています。

クラウド型が増えて手軽になった

受発注業務をスムーズにしてくれて便利なシステムだと感じていても、以前は導入にかかる費用が高く、手を出せる企業が少なかったのも事実です。
特に中小企業の場合、費用の面で断念せざる得ませんでした。

しかし、受発注システムはリーズナブルに使えるようになってきています。一度に導入費用を支払わなければならないスタイルではなく、クラウドを利用したものが増えてきました。
クラウド型だと月額や年額で支払いをすれば良いので、一気に導入費を支払う必要もありません。
月額で経費はこれまでよりも高くなりますが、その分楽にBtoB受発注ができるようになります。

受発注システムの機能

受発注業務における必要な機能がほとんど揃っていますので、一気に仕事も効率化されます。
主な機能には、在庫管理、受注管理、請求管理などがあります。自社の商品を購入してくれた取引先に対して、お礼のメールなども自動で発信できるようになるなど、機能は充実していて便利です。

受発注システム導入のメリット

企業で受発注システムを導入すれば、さまざまなメリットを得られます。どんな点でメリットがあるのか、詳しく紹介していきます。

ヒューマンエラーを防げる

どんなに集中していても、人間がすべて作業してしまうとうっかりミスが生じてしまう場合もあります。
急ぎで取引先が発注してくれているにもかかわらず、そんな時に限ってミスをして納品が遅れてしまったら大変な迷惑をかけてしまいます。

受発注システムを導入できれば、そのまま取引先が注文した商品や数が反映されて発注がかかりスムーズです。入力ミスや電話での聞き間違いなど、ヒューマンエラーを防げます。

作業時間がグンと減る

受発注システムを導入できれば、受注や発注に割いていた今までの時間が一気に減ります。別の仕事をしていても電話がくれば、取引先の対応をしなければいけませんでした。
しかし、受発注システムを利用すれば、たった今やっていた仕事を止めなくても常に注文が受けられます。

クレームも減る

どうしても人同士でやりとりをしているとミスが出てしまう場合もありますので、時にはクレームを受けることもあったのではないでしょうか。
受発注システムではミスを大きく減らせるので、注文数が間違っているなど不要なクレームも減ります。また、注文内容と違うというお怒りを受けることがなくなり、取引先との関係も良好に保てるでしょう。

受発注システムの選び方

どの受発注システムを選んでも、同じような機能が付いているとは限りません。
自社にとって必要な機能が欠けていたり、思ったよりも使いにくかったりする場合もありますので、しっかりと吟味して選びましょう。
ここからは、受発注システムの選び方を紹介していきます。

ほしい機能があるか見る

マルチに対応できて機能が多数付いている受発注システムもありますが、決して自社にとって必要な機能とは限りません。いろいろと付いていることで、逆に使いにくいと感じてしまう場合もあるため、ほしい機能があるのか、しっかりと確認しましょう。

特に今まで使っていた機器などとの連携性は重要です。結局連携できずに使いにくいとなれば後悔してしまいます。

操作しやすいかどうか

宣伝では魅力的に感じても、いざ触ってみたらわけがわからないとなると、使えるようになるまでに苦労します。
ある程度感覚的に触っても動くような、使いやすい受発注システムを選ぶようにしましょう。

実績の確認

受発注システムを導入する場合、自社と同じような事業をしている企業が利用しているかどうか実績を確認してみましょう。
中には自社とはあまり関係のない事業が多数利用している可能性もあり、その場合には導入後に使いにくさを感じてしまうかもしれません。似たような業界や業種がよく利用している場合は使いやすい証です。
万が一の時にも、同じ業界などで使われている場合もノウハウがあり、対応してもらいやすくなります。

自由度が高いシステムかどうか

導入したシステムがそのままでしか使えず、カスタマイズできないとなると変更したい時に融通が利きません。今はそのままでも良くても、何年後かには機能を追加してもっと使いやすいようにしたいと思う可能性も出てきます。
元々自由にカスタマイズできるようなシステムであれば、機能の追加や拡張もスムーズにできます。
自由度が高いシステムかどうかは重要ですので、導入する前にチェックしてみましょう。

取引先に導入してもらうためには

自社として業務の効率をアップさせたいと思って受発注システムを導入したいと思っても、取引先はあまり望んでいない場合もあります。
新しく操作を覚えるのも面倒で、今まで通り電話やFAXで注文を受けてもらいたいと考えている可能性もあるのです。
ここからは、取引先にも導入や利用してもらうための方法を紹介していきます。

取引先にもメリットがあることを伝える

自社だけが効率的に良くなるのであれば、取引先は面白くありません。取引先が利用した場合にもどんなメリットがあるのか、丁寧に伝えることが大事です。
知りたい時に在庫数などもシステム上でわかり、注文がスムーズになることなど、導入のメリットを理解してもらいましょう。
取引先のことも考えての導入だと伝われば、強制的にシステムを取り入れるよりも納得される度合いは変わります。

迷惑をかけないことも伝える

取引先にもお金を要求するような受発注システムは導入しないようにしましょう。あくまで自社が月額を払っても、取引先にはこれまで通りか、むしろプラスになるようなものでなければいけません。
逆の立場で急に受発注システムを導入するから月額も支払ってくれと言われたら、納得できないでしょう。導入しても取引先側でお金を支払う必要がなく、今よりも便利になると伝えることも重要です。