うるっと
BtoB受発注システム

商品マスタ管理の重要性

自社の中で受発注業務などがアナログなまま従業員がすべて対応をしていて、商品マスタの管理もバラバラになっている企業も多いのではないでしょうか。特にBtoB受発注を行っていてこれまで困った経験がなければ、商品マスタの管理について深く考えないかもしれません。
しかし、今の時代デジタルが積極的に活用されている時でもありますので、ゆくゆくは商品マスタがバラバラだと困ってしまいます。特に自社の商品をECサイトで販売しようと思った時、商品マスタ管理が統一されていないと大変です。複数の店舗を持った時に各お店ごとに商品マスタがあると、統一されていない分探すのに時間がかかってしまいます。商品マスタがどこの店舗でもしっかりと統一されていれば、商品の特定も一発で可能です。

商品マスタで必要な情報

商品マスタを登録する時には、商品名と商品IDだけでも登録は可能です。しかし、これだけでは、後から分析したいと思ってもほとんど情報がなく次回に活かしにくくなります。十分な分析を行うためにも、製品コードや型番、JANコードも必要です。
さまざまな情報を入れておけば、ただ商品が売れただけではなくどのタイミングで仕入れをすればより売上をアップできるのかなどもわかってきます。スムーズに売上計画が立てられるようになれば、本当は売れる時に在庫がゼロでチャンスを逃してしまったということもありません。商品マスタの情報として、仕入れ値や仕入先に関する情報も一緒に入れておいてあげるとさらに良いでしょう。
今の売上だけでなく、長期的に計画を立てるうえで商品はマスタの情報は重要です。

商品マスタを使えば発送日もわかる

仕入れをしてから在庫が自社に届くまでに、通常何日か日数がかかるものです。ただ何も考えずに仕入れをしてしまうと、どの程度で売れ筋の商品が自社に送られてきたのかわかりません。
しかし、商品マスタに仕入れした日や配送業者、入荷日なども登録しておけば、次回どの程度で届くのか参考にしたい時チェックできます。結構売れ筋な商品は早めに注文しておかないと、切らしてしまう可能性もあります。商品マスタに情報が入っていれば、それを目安に前もって注文も行えます。

商品マスタの管理はルールを統一するのがコツ

複数店舗があると、そこでの独自のルールで商品マスタの管理を行っている可能性があります。統一してどこの店舗で調べても一発でわかるようにするためにも、ルールを決めて統一させておくことは重要です。
システム構築や商品ID管理は重要で、統一しておくと長期的な計画が立てられるようになります。商品マスタは呼び名と正式名称を統一するようにして、異ならないようにするのもコツです。

商品マスタは見直すことも重要

自社で効率的に商品マスタを使うためには、定期的に見直すことが重要です。問題なく使えていると思っていても、もういらない商品IDがそのまま残っていて選び間違いのミスにつながってしまう可能性があります。複数の店舗で使用する際に迷わずに使えるよう、不要なものは削除しておくようにしましょう。
新しく入ってきた従業員も、古い商品IDなどよくわからず悩んでしまうのでスッキリ見やすく整理しておくことは重要です。最新の状態を保てるようにメンテナンスしておけば、ECサイトでも使用しやすく必要な情報もすぐに取り入れられるようになります。

商品マスタ管理のメリット

商品マスタ管理をしっかりと統一して行っておくと、企業としてさまざまなメリットが得られます。ここでは、商品マスタ管理をするメリットについて紹介していきます。

すぐに特定の商品を探せる

商品マスタ管理をして統一しておけば、どの店舗でもすぐに商品を探して出荷できるようになります。しかし、複数の商品マスタがあれば、どれかわからず探すのに時間がかかってしまうのです。出荷が早ければ注文した側も満足し、顧客満足度にもつながります。

業務の効率化にも役立つ

どの店舗でも商品マスタが一緒であれば、在庫を探す時も一発でわかるようになります。業務の効率化にもつながり、全体的の作業もスピード感を持ってできるようになるでしょう。ほかにも、さまざまな業務を抱える場合、そちらの作業にも時間を割けるようになります。

コストダウンにもつながる

商品マスタの管理が行き届いていないと、商品の出荷や梱包作業に影響が出てしまいます。すると、コストアップにつながってしまい、本来得られる利益よりも少なくなってしまうリスクも出てしまうのです。しかしスムーズに商品の出荷や梱包ができれば、スピード感だけでなく低コストで物流させていくことが可能です。

商品マスタ管理しないことのデメリット

ここからは、商品マスタ管理をしないと起きてしまうデメリットについても紹介していきます。

効率が悪くなる

商品マスタが統一されていないと、ある店舗ではすぐに見つけられても別の店舗では商品名がわからずに探すのに時間がかかってしまいます。すると、すぐに商品名が見つかっていれば、その時間でさまざまな作業ができていたにもかかわらず、時間が取れなくなってしまい、ほかの業務にも手をつけられなくなります。残業しなければ終わらず、賃金のコストも余計にかかってしまうのです。すぐに発送もできなくなり、注文した方を待たせる原因にもなります。

正確な売上情報がわからない

特定の商品の売上を調べようと思っても、さまざまな商品名で登録されていると正確な売上がわからなくなってしまいます。すべて商品名を複数の店舗で統一していれば、すぐに売上も検索できて正確な分析も可能です。在庫状況も、バラバラなマスタ管理では正確にわからず本当に必要な量が注文できなくなります。

受発注システムなどを使った商品マスタ管理法

受発注システムとは、基本的に受注と発注に関するデータ管理がデジタルの中で行えます。これまですべて従業員の手で行われていた作業を、システムの中で完結することが可能で、手作業によるミスなども防ぐことができ、大変便利なシステムです。

実はこの受発注システムを使えば、正確な商品マスタ管理もできる場合があります。受発注業務では、商品のリストや取引先のリストなど商品マスタ管理に関連する機能が付いています。在庫管理機能が付いている受発注システムを利用できれば、受発注業務だけでなくその後の在庫管理まで行ってくれるのです。
手作業で行っていた頃のように、エクセルのファイルに転記しなければいけないというような作業もありません。手間も削減しながら、受注した在庫数を正確に把握し、その後いくつ発注をすれば良いかもスピーディーに判断できます。