うるっと
BtoB受発注システム

受発注システムとは？

受発注システムは、簡単に言うと、受注と発注の処理業務一式をデジタル化するためのシステムです。従来の方法では発注入力、内容確認や在庫把握などのほか、出荷指示や請求書・領収書の発行など実に煩雑な作業が発生します。これらの作業をすべてシステム上で行うことで、受注側も発注側も業務を効率化できる仕組みです。

同時に何度も同じ内容を入力したり、書類やデータが部署間を行き来したりしないため、誤発注などの人的ミスの発生リスクを最小限に抑える効果があります。担当者の負担が大幅に軽減するだけでなく、各書類のペーパーレス化が実現するため、保管コストの削減にもつながるでしょう。
こうしたことから、すでに受発注システムは商品を販売して利益を得るあらゆるビジネスにおいて、欠かせないITシステムとなっています。また、発注者や仕入先が直接インターネット経由で受発注業務を行うBtoB受発注業務においては、双方のコストメリットが大きくもはや必須の仕組みと言えます。

受発注業務は販売管理業務の位置付けになりますが、商品とお金の流れがリアルタイムに把握できるは、経営管理の面でも大きな武器です。商品がどれだけ売れて、在庫がどれだけあるのか、経営者が最新の情報をリアルタイムに得ることで、ビジネスにおける重要な意思決定を迅速に行うことができるようになるでしょう。

ただ、すでに基幹システムを導入している場合、販売管理システムがあることから、新たに受発注管理システムを必要とする意義を感じないかもしれません。確かに、販売管理システムに似た機能が含まれていることは多いのですが、それだけでは業務を効率化できるほどではなく、実際には人が多大に介在しているのが実情です。販売管理システムで合理化できない部分、潰しきれない人的ミスの発生リスクがある以上、受発注業務を補完するには別途専用システムの導入を進めるのが正解です。

受注業務のプロセス

受注業務には多くの重要なプロセスがあり、煩雑でありながらミスの許されない作業が多く存在します。もちろん企業によって詳細は異なる場合もありますが、一般的な内容をまとめておきましょう。

1.発注先からの問い合わせ対応→在庫や金額チェック
2.見積書作成→発注先へ送付
3.発注書受領→在庫引き当て
4.注文請書作成→注文書の送付、納期確認と連絡
5.納品確認後、納品書と請求書作成→商品発送
6.入金確認

受注一つに関して、実にこれだけの作業が発生します。すべて売上に直結する業務であり間違いは許されませんが、種類数の膨大な商品などにおいて、ミスなくすべての業務を手作業で行うことにはリスクがあります。

発注業務のプロセス

発注業務プロセスにも多くの煩雑な作業があり、書類作成や問い合わせなどが必要です。一般的な内容をまとめておきましょう。

1.仕入先へ在庫と金額を問い合わせ
2.見積書の受け取り内容を確認
3.発注書作成→発注書送付
4.商品受け取り→在庫登録
5.請求書処理→支払い

取引先との行き違いなどが起こらないよう細心の注意が必要ですが、情報伝達の齟齬などで起こるトラブルをゼロにするのは事実上困難です。

基幹システムとの連携の必要性

受発注システムを導入する際、非常に重要となるのが基幹システムとの連携です。これは企業全体の業務を効率化するために欠かせないことですが、その必要性を理解し、具体的な連携方法や注意点などを把握しておくことが重要です。

ご存知の通り、基幹システムは、生産管理システムや財務会計システムなどの主要業務全般に関わるシステムを指します。「販売管理」「在庫管理」「会計」などビジネス遂行のための必須業務を効率化するためのシステムであり、企業の持つ重要な資産であるすべてのデータが一括管理されています。
受発注システムは、この基幹システムとの連携がなければ多くの課題が発生し、真の意味で業務効率化を図ることはできません。逆に言えば、基幹システムと連動することで、企業経営にとって大きなアドバンテージになると言えます。

基幹システムと連携しない場合の課題

もし基幹システムと受発注システムを連携しない場合、受発注システム内のデータはなんらかの形で基幹システムへ転記する必要が生じます。ここで人が介在して手入力するようでは工数がかかりますし、人的ミスを誘発する環境となり本末転倒です。また、自動的に売上管理や生産管理などと連携できないため、必要なデータは人が抽出しなければならなくなります。転記ミスが発生すればデータの整合性が失われますし、とても迅速な経営判断にはつなげられないでしょう。

基幹システムと連動するメリット

受発注システムと基幹システムが連携すれば、人が介在する転記作業による工数や人的ミスを削減できます。システム内にあるデータは必要な時に必要な部分をすばやく抽出できるため、業務効率を高めることが可能です。転記しないためデータ不整合を防ぐことが可能となり、常にマスターデータの整合性が担保されます。各種データをさまざまな形で切り取ることができるため、幅広い用途に有効活用可能です。

基幹システムとの連携方法と注意点

具体的に受発注システムと基幹システムを連携する方法は、CSV連携とAPI連携の2種類です。

CSV連携では、受発注システム内のデータをCSVファイルでダウンロードし、基幹システムにアップロードします。こちらの場合は人が介在し、最新データをバージョン管理したり、データフォーマットを変換したりする必要があることもあります。ただ、データを手打ちで入力するわけではないので、不整合は極限まで予防することが可能です。

API連携の場合は、ソフトウェアの一部の機能を公開して外部のアプリケーション機能と連携します。受発注システムの内部データは基幹システムに自動で反映されるため、人が介在せずリアルタイムに情報が共有可能です。もちろん、外部アプリケーションへの依存が発生するため、提供元に万が一にもトラブルが発生した場合には、機能が一時的に停止するリスクはあります。

事前に基幹システムとどのような手法で連携するのか仕様を確認し、納得のいく手法を選択しましょう。また、カスタマイズが可能かどうか自由度もベンダーに確認し、データを変換する拡張ツールなどの要不要、提供の可不可なども事前チェックしてください。必要であれば受発注システムだけでなく、基幹システム自体の導入や入れ替えの検討も行い、企業の中長期計画に沿うIT基盤の整理がおすすめです。