うるっと
BtoB受発注システム

BtoB受発注の現状をまず知る

自社で受けるBtoB受発注に悩みを抱えているなら、そこには何かしらの問題点がある可能性が高いです。本来別の業務までこなしたいと思っていても、受発注業務だけでも大変な状況の場合は何が原因か業務フローの見直しを行いましょう。

しっかりと間違いのないように業務を行おうとして、無駄に時間がかかっているケースも多いです。自社で行っているチェック回数や取引先との連絡回数、ミスが発生しやすい環境ではないかなど、今一度確認してみましょう。意外と無駄な作業を行っているケースも多く、負の連鎖のように受発注業務が上手に回っていないことに気が付くでしょう。

受発注システムを使っていないことが原因

自社での受発注業務がしっかり回っていないのは、アナログなやり方を取り入れているからです。昔ながらの方法は社内でも浸透しているので、急にデジタルを取り入れて皆で慣れていくのは大変だと感じてしまうかもしれません。しかし、昭和のようにアナログな方法でずっと行っていると、なかなか効率アップできないのも現状です。

ここからは、受発注システムを使わないデメリットについて紹介していきます。

ヒューマンエラーが減らない

アナログなやり方を続けていると、なかなかヒューマンエラーがなくなりません。従業員も機械ではないため、しっかりと何回も確認していても間違う時があります。本人も神経を使って確認しているのですが、それでも思い込みで間違った数字を入力してしまうケースもあります。正確性という面では、人間は機械よりも劣ってしまうのです。機械は故障しない限り、ミスをすることはありません。特に電話を使って受発注業務をしている場合は、聞き間違えが増えます。間違いがあると、本来はしなくても良い仕事も増えてしまいます。

テレワークに対応できない

新型コロナウイルスのような感染症が流行するなど、何かアクシデントがあった時も、アナログなやり方で受発注業務を行っていると対応しきれません。自宅で効率良くテレワークを進める際も、受発注システムを使っているだけで簡単に対応できるようになります。

大切な仕事が効率良くできない

大手の企業であれば、ある程度人数もいて部門ごとに担当がいます。しかし、中小企業の場合は従業員も少なく、その中で仕事を回していかなければいけません。受発注業務も担当者がいない場合、別の業務と兼務している場合もあるのではないでしょうか。本来は別の業務がメインで受発注をサブで行っていても、忙しい時やトラブルがあった時には時間をかなり割いて対応しなければなりません。本来しなければいけない業務ができず、滞ってしまうことも考えられます。

受発注システムを使用するメリット

普段からやり慣れていて安心だからと、受発注業務をアナログなやり方で続けている企業も少なくありません。大手企業ともなると、最新のシステムなども取り入れデジタル化を進めている場合も多いのですが、中小企業の場合はそのままアナログなまま続けているケースも多いです。今の業務がスムーズに進んでいない、受発注業務に時間が取られてしまうと悩んでいる場合は思い切って受発注システムを取り入れてみましょう。

ここからは、受発注システムを利用する際のメリットについて紹介していきます。

コアな仕事に時間が割けるようになる

企業として売上をさらにアップさせるために、クリエイティブでコアな業務を進めていかなければならないと感じている場合も多いでしょう。BtoB受発注をアナログなまま進めていくと、一気にさまざまな取引先と行わなければならない時などと大変です。時にはトラブルが遭った時にも対応するために、膨大な時間をつぎ込まなければなりません。
受発注システムを取り入れれば、ほとんどシステムの中で効率良く行ってくれます。従業員が作業しなければならない部分がだいぶ減らせるようになるため、コアな仕事に時間を割けるようになるのです。機械にはできない作業に取り掛かれる時間が確保できるため、企業全体としても助かるでしょう。

在庫が一目でわかるようになる

電話やFAXを使って受発注を行ってしまうと、取引先には今どの程度の在庫があるのかわかりません。ほしいと思った時に、問い合わせの電話などが来るようになります。一見問い合わせの電話くらいたいしたことのない業務に感じるかもしれませんが、さまざまな取引先から連絡が来てしまうと結構な時間が取られてしまいます。
しかし、受発注システムを取り入れれば、取引先側で在庫数を確認してその範囲の中で注文ができるようになるのです。わざわざ電話を取引先もする手間が省けますし、別の業務をしていた手を止めて電話を受ける必要もなくなります。さらに、リアルタイムに在庫数も確認できるようになるため、確実な個数を注文できるようになります。

従業員も心に余裕ができる

さまざまな業務をこなしながら、受発注業務も一緒に並行して進めていくのは大変です。特に中小企業では、受発注業務だけに特化した従業員を配置していないケースも多くあります。営業などと一緒に受発注業務も行っていると、どちらも忙しくなってしまった時にストレスフルになります。どちらかにしか時間が割けなくなってくると、残業をしなければ終わらなくなってしまうのです。中には、この会社で働くのはもう無理だと感じ、辞めてしまう方も出てしまいます。
受発注業務のほとんどをシステムの中で効率的に行えば、従業員もストレスが軽減されて楽になります。

ヒューマンエラーがほとんどない

受発注システムでは、ほとんど従業員が手を加えなければいけない部分はありません。電話やFAXで注文を聞く場合は、必ず従業員が発注書などに自分で文字を書くか入力しなければなりません。自分では10と入力したつもりが、100となっていて、10倍の在庫を発注してしまうケースもあります。
ですが、受発注システムはそのまま取引先の方が欲しい在庫数を入力し、従業員は何かしなくてもそのまま発注をかけられます。聞き間違いによる個数が違うミスなども防げるため、間違ったことによる対応をしなくても良くなり効率もアップするのです。

誰でも対応できるようになる

長年お付き合いのある取引先の場合、具体的な個数を言わずに「いつもの数ね」などと注文してくるケースも多いです。企業での勤めが長い場合はだいたいわかっているため問題なくても、新しく入ってきた従業員はわかりません。取引先側からしてもすぐに個数をわかってくれない新人はストレスを感じますし、よくわからない注文を受けなければいけない新人も困ります。受発注システムを導入できれば、属人化を防いで誰でもわかる受発注業務の体制を整えられます。