うるっと
BtoB受発注システム

受発注業務の種類

受発注業務といっても、内容は細かく分かれていて業務の種類も多いものです。ここからは、ざっくりと受注業務と発注業務に分けて紹介していきます。

受注業務

BtoB受発注の場合、取引先から商品の注文を受ける業務を受注業務と言います。受注業務では、電話やFAX、メールなどを通して注文を受ける場合が多いです。商品などいくつ欲しいのか注文を受けるほか、今在庫があるかなどの確認もあります。電話やFAXなどで取引先が欲しいという個数を発注画面などに入力し、無事に届くように確認しながら送付手続きを行います。商品の数が足りなくなってきたら、自社側でも仕入先へ注文する作業も出てくるでしょう。注文を受けた時には売上伝票も一緒に作成を行い、取引先へ請求書の送付も行います。入金がされているか確認を行い、その後領収書を発行するところまでが仕事です。

発注業務

自社で必要な商品などを仕入れる場合に行う業務を、発注業務と言います。発注先は自社と日ごろから取引をしているメーカーの場合もありますし、欲しいものによっては一般の小売店を利用する場合もあるでしょう。 発注を行う際は、電話やFAXで仮連絡をしてその後正式な発注書を送付する場合がほとんどです。まず金額がいくらくらいになるのかは自社にとって重要ですので、発注する側の企業からどの程度の金額になるのか見積もりを取ります。その後見積もりが届いたら金額や個数を確認し、問題なければそのまま発注業務を行います。商品が届いたら検品を行って、検収書を仕入先へ送り請求書が来たら支払いまで行い、領収書を受領したら完了です。

受発注業務の課題

一つひとつの作業は単純で難しいものではないのですが、さまざまな種類の業務がある分課題も多く見られます。実際、受発注業務で課題が多く、スムーズにできないと感じる企業も多いのではないでしょうか。
ここからは、BtoB受発注で起こりがちな受発注業務の課題についていくつか紹介していきます。

本来の業務ができなくて進まない

忙しいと本来の業務が思うようにできず、ほとんど1日を受発注作業に費やしてしまうケースもあります。繁忙期などもありますし、複数の取引先から一気に注文を受ける場合もあります。
受発注業務に特化した人員を配置している企業ばかりでなく、営業を担当しながら一緒に行っている企業も多いでしょう。本来しなければいけない業務が、思った以上に進まずに1日が終わってしまい、残業になってしまうケースもあります。本来もっと営業は販売促進の運動をしたいのに、それができずに終わり本来の業務ができないまま終わってしまうことも多いです。

納品までに時間がかかる

一つひとつの作業はたいしたことないように見えますが、これらを一連の流れで間違いないようにしっかりとやろうとすると、思った以上に時間がかかってしまいます。結局納品までより多くの時間がかかってしまって、数日取引先を待たせてしまうことも多いものです。
さらに、いくつかの部門を通して行う場合、連携がスムーズにいかずそこでタイムロスが起きてしまうケースもあります。

作業の種類が多すぎる

単純な作業でもその数が多くなると、一気に煩雑化してしまいます。さらに、取引先が数社程度であれば問題がなくても、何十社、何百社となるとさらに大変です。さまざまな作業をいくつもの企業に対し行わなければいけないため、さらに複雑になってしまいます。
中にはしっかりとした数を提示せず、「いつもの数でお願い」などと電話で注文してくる取引先もないわけではありません。いつもの数をわかっている従業員であればすぐに対応ができても、わからない入ったばかりの人は困ってしまいます。確認を取るのに時間がかかるなど、さらに煩雑化してしまいます。

ミスも発生しやすい

特に電話での注文を受けてしまうと、相手が言った数値ではない発音が近いものに聞こえてしまう可能性があります。こちらとしても間違っていないと思いその数を入力して発注をかけてしまうと、本来注文した数が届かないトラブルが発生してしまうのです。
ほかにも頼みたい個数を間違いなく聞いてメモをしていても、実際に発注をかける画面に入力する際に間違うケースもあります。何回かメモと入力画面を確認することでミスも防げますが、神経も使いますし手間もかかります。

受発注を効率化して楽にするコツ

ここからは、受発注を効率化して楽にするコツをいくつか紹介していきます。
上手に取り入れることで、受発注業務で課題となっていたことも解決できます。まだ取り入れていない企業は、ぜひ参考にしてみてください。

まずは現状を見つめ直す

受発注業務が自社の中でうまく回っていないと感じるのであれば、いくつか課題があるはずです。まずは何が原因かはっきりしていないと、効率良く改善はできません。現状を見つめ直すためにも、何が無駄な作業になっていたのか自社の中で業務の可視化を行い普段の流れを見つめ直しましょう。
昔からの伝統のように自社で行ってきた流れの中に、本当はいらないものがあるかもしれません。無くせる作業はカットして、受発注業務がスムーズにいくように考えましょう。

デジタルを上手に活用する

大手企業の場合、デジタルをいち早く取り入れ上手に活用しているケースも多いのですが、中小企業の場合はアナログなまま作業を行っている場合がほとんどです。特にインターネットやデジタル機器が苦手と感じているような場合、取り入れることへ不安を感じてしまうケースも多いようです。しかし、今いる人だけで時短を目指して回そうと思っても限界があります。
デジタルにできる部分は任せてしまうと、受発注に限らずすべてが効率アップします。

受発注システムが楽

面倒に感じてしまう受発注業務は、自社でシステムを別途導入するのがおすすめです。これまですべて従業員など人が行わなければいけない作業のほとんどを、システムの中で行えます。受注する際も電話やFAXを使わず、取引先側で在庫数を確認しながらその範囲の中でほしい数を入力してくれます。従業員が聞いて入力するわけではないため、聞き間違いや入力ミスもありません。
さらに、いくつかの部門で確認しなければならない場合も、リアルタイムで画面を確認できて結果納品までの時間も早くなります。従業員も受発注業務に割いていた時間を、本来の営業や販促業務へ充てられ効率アップさせられます。

アウトソーシングを活用する

ほかにも、アウトソーシングを活用し、委託するのも可能です。煩わしい受発注業務を従業員の代わりに行ってくれますので、受発注システムを使った時と同じように効率良く作業を進められます。ただ任せっきりになってしまうと自社でノウハウを蓄積できないため、困る面も出てしまうかもしれません。