うるっと
BtoB受発注システム

BtoB受発注システムの概要

最初に、BtoB受発注システムがどのようなものなのかについて見ていきましょう。

そもそも「BtoB」とは？

BtoBは、「Business to Business」の省略形です。日本語に訳すと、「企業間取引」といった意味合いになります。卸売業者と小売業者、製造業者と卸売業者などといったように、企業が企業に対して商品やサービスなどを提供するビジネス形態のことを指しているのです。「B2B」と表記される場合もあります。BtoB受発注システムは、このようなBtoBで発生する受注や発注などの処理をデジタル化して実行することや一元管理ができるツールのことです。

BtoB受発注システムの導入が進んでいる業界

BtoB受発注システムは、食品、物販、アパレル、物流、製造などさまざまな業界や業種で導入が進んでいます。近年は、国や自治体が補助金や助成金などを用意するなどして、IT化推進に積極的に取り組んでいる状況です。そのような背景もあり、中小企業や小規模事業者の間でも、 BtoB受発注システムの導入が増えつつあります。

BtoB受発注システムの主な搭載機能

BtoB受発注システムには、いろいろな機能が搭載されています。主な機能は、受発注処理、顧客情報管理、商品の在庫管理、注文履歴表示などです。マイページ機能、リードタイム設定、伝票作成などを搭載した製品も少なくありません。
分析レポート機能を搭載した製品を導入すれば、さまざまなデータをグラフ化して一目で確認できます。パソコンでの利用のほかに、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末での利用に特化したBtoB受発注システムもあります。

メリットが多いBtoB受発注システムを導入すべき！

これまでのBtoB受発注業務では、電話やFAXなどを使ったやりとりが一般的でした。しかしながら、これらの方法では、時間がかかってしまうことや聞き間違えや記入漏れなどのヒューマンエラーが発生しやすくなります。BtoB受発注システムは、そのような問題を解決するのに役立ちます。

BtoB受発注システムの導入で得られる主なメリットは以下の通りです。

1.BtoB受発注業務の効率化やスピードアップができる

BtoB受発注システムを導入すれば、電話やFAXで行っていた受発注データをデジタル化できます。システム上で受発注に関するさまざまなデータを一元管理することで、スピーディーに作業を進めることが可能となるのです。
また、BtoB受発注システムを活用すれば、作業の自動化も実現できます。手間のかかる作業を自動化してしまえば、より効率的に業務が進むようになることでしょう。

2.休日出勤や残業代などの人件費が削減できる

人件費の削減効果が得られることも、BtoB受発注システムを導入するメリットの一つです。受発注業務が効率良く進むことで、担当従業員の負担が減り、休日出勤や残業時間などが削減できます。電話やFAXなどでの受発注業務は、担当従業員を常に配置しておかなくてはなりません。
受発注件数が多い場合には、多くの従業員が必要になるため、採用活動や教育の労力が発生してしまいます。BtoB受発注システムを活用すれば、少ない人員で対応が可能となるため、人手不足の問題も解決できることでしょう。

3.人的なミスを防げる

BtoB受発注システムを導入すれば、電話での聞き取りミス、FAXの誤送信などといった人的なミスが防げます。うっかり重大なミスをしてしまうと、会社の信用問題にもなりかねません。BtoB受発注システムを活用して、そのようなミスを事前に防ぐ対策を採っておけば、顧客満足度も向上することでしょう。
BtoB受発注システムを使うことによってパソコン上に自動で記録が残るため、万が一トラブルが発生した際にすぐに対処できるというメリットもあります。

4.そのほかのメリット

BtoB受発注システムを活用すれば、発注台帳や受注台帳、FAX機器、コピー用紙、トナーなどが不要になります。コスト削減や社内のペーパーレス化が実現できることでしょう。
そのほかにも、受発注の状況がリアルタイムで確認できる、情報の共有がしやすくなる、リモートワークが実現しやすくなるといったメリットがあります。

BtoB受発注システムの選び方

BtoB受発注システムは、各社からいろいろな製品が提供されています。各製品によって、搭載機能、料金プラン、操作性、向いている業界や業種などが異なります。いろいろな製品をよく見比べて、自社にとって最適なBtoB受発注システムを選んでみてください。

最後に、BtoB受発注システムの選び方のポイントをご紹介します。

必要な機能が揃っているか

BtoB受発注システムにはいろいろな機能が搭載されていますが、すべての機能を使用するとは限りません。無駄な機能をたくさん搭載した製品を選んでしまうと、操作に戸惑うことや導入コストが高くなってしまうことがあるため、注意が必要です。自社の業務で必要としている機能が揃っているかどうかをよく確認しておきましょう。自由なカスタマイズが可能な製品を選ぶのもひとつの手です。

操作性に問題がないか

BtoB受発注システムの使い勝手は、各製品によって異なります。操作が難しい製品を選んでしまうと、担当従業員が使いこなせないかもしれません。操作を覚えるまでに時間がかかってしまうと、受発注業務が滞ってしまうリスクがあります。スムーズに導入を進めるためにも、誰でも直感的に扱えるような製品を選んでおくのがおすすめです。
BtoB受発注システムを導入する前に、無料トライアル版を使って、操作性を確かめておくと良いでしょう。導入前後の手厚いサポートが用意されている製品を選んでおくと、安心です。

取引先にとっても利用しやすい製品か

BtoB受発注システムを選ぶ際には、取引先のことも考えておきましょう。企業間での取引となるため、受注側と発注側の双方にとって使いやすい製品を選んでおかなくてはなりません。BtoB受発注システムを導入するにあたっては、取引先側でインターネット回線やパソコン設置などの準備が必要になるケースがあります。事前に取引先の同意も得ておいたほうが良いでしょう。

セキュリティ対策

商品やサービスの情報、住所や電話番号などの顧客情報、受発注の履歴などを取り扱いますので、情報漏えいに気を付けなくてはなりません。セキュリティ対策がしっかりしているBtoB受発注システムを選んでおきましょう。