うるっと
BtoB受発注システム

紙での受発注業務の問題点

古い得意先が多い、中小企業や個人商店などが主な得意先という場合、今も紙の発注書を使っていませんか。FAXで送信してもらうか、電話で注文をもらい、受発注業務の担当スタッフが手書きで注文を聞き取る、そんなアナログなBtoB受発注対応をしている会社はまだまだあります。紙の注文書をFAXしてもらう場合や電話で受注して紙の注文書に書き込む場合、さらに面倒な受発注業務が発生します。
注文をまとめるために、エクセルシートに転記して合計数量を出し、当日の発注内容をまとめる、そんな企業もあることでしょう。エクセルシートで管理する場合、転記後にダブルチェックやトリプルチェックを行わないと転記ミスや発注漏れ、数量のミスなどのトラブルが発生します。

人手不足の時代に、何人ものスタッフが忙しい締めの時間に受発注業務に対応しないとならないのは、非常に非効率で人件費もかかるのです。専用のシステムで受発注業務を行う場合も、紙の注文書から転記入力をしなくてはならず、やはり転記ミスなどのエラーが発生するおそれがあります。ダブルチェックやトリプルチェックが必要となり、せっかくシステムを導入しても、まだまだ非効率です。

オンライン受発注システムの導入

まずは受発注業務がオンラインでできるようになると便利です。DX化が促進されている時代ですから、内容によっては補助金などでコストを抑えて導入ができる場合もあります。BtoB受発注なら、BtoC向けのオンラインショップなどと異なり、デザインなどにこだわることや機能性を高める必要もありません。カタログ番号や型番で調べて、数量を入れ、納品日を指定するなど最小限の機能でもBtoB受発注が成り立ちます。

最近は中小企業でもパソコンをはじめ、タブレットやスマホを導入しているほか、スマホなら、個人的に使っている人も多いので操作が可能です。シンプルなBtoB受発注ツールを導入し、手持ちのスマホで簡単に発注ができるようになると、転記ミスやダブルチェック、トリプルチェックの手間が省けます。スマホがどうしても使えない高齢の個人商店などだけ、従来の電話注文を受けるなどすれば、転記ミスやダブルチェックの割合は大幅に軽減できるので、受発注業務の効率化が図れます。

受発注システムを使った効率化方法

既存のシステムや先に導入したオンラインショッピングツールとの連携も可能な受発注システムを導入することで、紙やエクセルでの複雑なデータ管理を効率化することが可能です。
ケーススタディとして、導入事例をご紹介します。どのような問題のある受発注業務が、受発注システム導入後に、どのような効率化が達成できたか見ていきましょう。

バラバラの注文とエクセル転記

たとえば、毎日数十件メールやFAXなどから注文を受け付けており、注文方法がメールやFAXなど、得意先ごとにバラバラだったとしましょう。そのバラバラな注文を手作業で一つのエクセルシートにまとめて倉庫に発送依頼をかけていたようなケースです。
この場合に、受発注システムを導入すれば、注文情報を一元化でき、倉庫システムと自動連携も可能です。注文ごとの出荷状況も一元管理ができるようになり、自動連携により出荷依頼から発送までのフローが効率化できます。

受注情報をエクセルで管理

全国の店舗担当者からGoogleフォームで注文を受付した後、受注内容を一つひとつエクセルシートに転記して倉庫に出荷依頼をかけていたケースです。非常に時間がかかり、締め切り間際に注文が殺到すると残業も発生するのが課題でした。
受発注システムの導入により、エクセルシートへの転記ミスや転記漏れが削減され、業務フローの効率化が図れました。具体的にはGoogleフォームでの受注をエクセルへの転記処理をシステム化して工数を削減します。これにより、手作業によるミスが削減され、出荷依頼状況の確認作業もスムーズになりました。

ミスを招く複雑な受発注フロー

販売先が階層化していて、各所への対応に個別のスタッフを担当させる必要がありました。中には、住所のコピペミスといった単純なミスで、競合相手に製品を送ってしまったというトラブルも発生しています。受発注システムの導入により、単純ミスの防止をはじめ、人員の削減にも成功しました。アルバイトなどのスタッフを減らして人件費の削減につなげる一方、人手不足で採用が難しい時代に正社員は主要業務に注力させるなど、人材の有効活用が可能となります。
受発注業務のシステム化により業務を改善・効率化するとともに、販売先企業別に商品の出し分けが可能となり、間違って競合相手に製品を発送するなどというトラブルはなくなりました。

BtoBのみからBtoCも展開したい

販路はBtoBのみの卸売業者が、今後は販売代理店だけでなく、一般個人顧客へも販路を広げたいと検討していました。最近は少子高齢化で市場が縮小しているだけでなく、個人から直接定期購入などの受注を得ることで利益を増大することも可能です。そこで、法人か個人かによって商品の出し分けを効率良く行う方法を探していました。受発注システムの導入により、法人向け販売と一般向け販売とを効率良くわかることが可能となります。
また、ユーザー別商品表示機能というのが搭載されており、ユーザーが個人か法人かによって表示する商品を設定することができます。ユーザーによって金額や商品の出し分けが可能になるので、面倒な手間や負担を抑えて、卸販売と一般販売の両立を実現することができました。

現状の改革から新規事業までお任せ

紙やエクセルシートによるアナログで面倒な既存の受発注業務を、受発注システムの導入で効率化が可能です。また、手入力や転記、ダブルチェックが必要な既存のシステムも無駄にすることなく、新たな受発注システムと連携することで、従来の受発注業務を効率化できます。
既存の受発注業務の問題点を効率化するだけでなく、新規事業を立ち上げるにあたり、法人客と個人客を分けたい、得意先別に管理したいといった課題にも、受発注システムが応えてくれます。BtoB受発注はもとより、BtoC受発注にも効率良く対応できるのが便利です。